來源：管理的常識（ID：Guanlidechangshi）

作者：霍輝，世界500強企業(yè)高級工程師，日產(chǎn)全球認(rèn)證改善專家。

會議，見公司效率

低效會議，浪費的不僅是與會者的時間，也在浪費公司的金錢。

開個會有多費錢？不僅是看得見的與會者開會時的時薪，還有很多你看不見的，比如參加會議的出差、準(zhǔn)備會議材料的時間、復(fù)印資料的成本、策劃與組織會議花的精力……這些都能折算成金錢。

網(wǎng)上流傳著一個會議成本的計算公式：

會議成本＝每小時平均工資的3倍×2倍×開會人數(shù)×?xí)h時間（小時）

你開的每一次會議，公司都是要付出成本的，與會者職位越高，公司付出的就越大。

TED演講《讓“偷走”你時間的人滾蛋》中曾做過統(tǒng)計，每年有超過30億次會議被舉行，高管們40%~50%的工作時間都花在會議上，近34％的會議最終都是浪費時間。

如果換算成美元，美國商業(yè)中“每年因會議浪費時間造成的損失近370億美元”。

為了提升會議效率，各家公司都想盡一切辦法。

三星前總裁李健熙專門裝修了一間“零度冰室”的會議室，其內(nèi)部溫度常年保持在0°C以下。每逢重要會議，李健熙都會將其放在“零度冰室”召開。

結(jié)果，因為大家都怕冷，平時好幾個小時的冗長會議，現(xiàn)在只需10~15分鐘就能結(jié)束，而平時一些看似很難解決的問題，現(xiàn)在都能在“零度冰室”里得到圓滿解決。

我曾經(jīng)到過日產(chǎn)汽車公司總部并參加他們的會議，他們的會議室只能網(wǎng)上預(yù)訂，會議結(jié)束時間快到的時候，會有喇叭提醒你盡快結(jié)束會議，等時間一到，你必須撤出會議室，不能拖延，因為下一撥參加會議的人已經(jīng)在門外等候了。

時間就是金錢，在開會這件事上也不例外。

開會，見公司管理水平

朋友跟我吐槽他們公司的會議：“開會挺好的，反正就是大型甩鍋現(xiàn)場，沒問題時把人都叫齊了簽字畫押，有問題時把人叫齊了互相撕逼，只要養(yǎng)成了一開會就玩手機睡覺的厚臉皮，跟你有關(guān)隨便說兩句，跟你無關(guān)直接帶薪摸魚，多嗨皮?！?/span>

這種公司并不是少數(shù)。從一家公司開會的方式，就能看出它的管理水平。

亞馬遜創(chuàng)始人貝索斯說出了原因：

公司的會議多，會議時間長，意味著需要大家溝通討論的事情多。為什么這么多事情需要討論和溝通？因為公司正常的制度流程解決不了，只好討論，那一定是公司的組織和流程出了問題。

與其在如何開好會議上大做文章，還不如在組織功能上積極改善，努力把會議溝通保持在最低限度。

還有一個能體現(xiàn)公司管理水平的是會議紀(jì)要。我看過很多管理規(guī)范的公司都要求會后必寫會議紀(jì)要，有紀(jì)要才好執(zhí)行、好跟蹤。

可是，還有更優(yōu)秀的公司從不寫會議紀(jì)要。他們認(rèn)為，會上每個人都理解并確認(rèn)了會議結(jié)論，會后按照會上決定的事項去做就行了，為什么還有多此一舉寫會議紀(jì)要呢？

更何況寫會議紀(jì)要可是個技術(shù)活，不僅要熟悉業(yè)務(wù)，還要有高度的總結(jié)提煉能力，耗時耗力。

當(dāng)初傅盛給周鴻祎打工時，第一次跟著周鴻祎開會就被安排去寫會議紀(jì)要。周鴻祎那天天馬行空講了2小時，結(jié)果傅盛寫會議紀(jì)要寫到凌晨3點。

一個高度自治的公司，不用寫會議紀(jì)要，人人都知道自己該做什么，按部就班去做就行了。

會議方式，見企業(yè)文化

每個公司會議方式都不相同，甚至有的開會原則截然相反，這背后體現(xiàn)的是不同的企業(yè)文化。

總有少數(shù)公司不走尋常路，亞馬遜的會議方式就是反其道而行之。在這個無PPT不開會的時代，亞馬遜的會議法則中竟然有一條“不允許用PPT”。

因為貝索斯認(rèn)為，PPT并不是一個很好的會議載體，對發(fā)言者來說，用PPT展示的確很方便，但PPT只能展示部分要點，并不能全面表達(dá)他的思想，很容易把一些隱藏在要點背后的內(nèi)容遺漏了，與會者從中獲得的信息就會有缺失。

所以亞馬遜的會議改為：會議組織者需將所有資料，按照標(biāo)準(zhǔn)的6頁紙模板提前寫好并發(fā)給參會人員。開會的前15分鐘，所有人一言不發(fā)先閱讀這6頁紙的內(nèi)容，之后再討論。

從一家公司的會議模式里，能看出這家公司倡導(dǎo)什么，反對什么。每一次會議里，都深深印刻著它的企業(yè)文化。

開會，見老板格局

熱播劇《突圍》里，就有這樣一個開會的情節(jié)。

中福集團(tuán)董事長林滿江對下屬京州中福公司黨委書記兼董事長齊本安不滿，正好齊本安想針對京州中福領(lǐng)導(dǎo)班子的問題開個民主生活會，邀請林滿江參加，林滿江就答應(yīng)了，可他故意讓全員等了近一個小時，才肯出來開會。

會上，全是林滿江一個人表演，他一頓操作猛如虎，拿下了和齊本安關(guān)系好的李功權(quán)，還禍水東引，甩包袱給齊本安。

這哪是民主生活會啊，既沒有民主，也沒有生活，分明是大掌柜教訓(xùn)小伙計，明著抓李功權(quán)，實際是殺雞儆猴，教訓(xùn)齊本安。

從開會這件小事，就能看出老板的格局和人品，我們身邊也有不少沒格局的老板。

有的公司上班時間不開會，常規(guī)操作是擠壓中午吃飯時間開個短會，利用晚上下班時間開個小會，挪用周末休息時間開個長會。

有的公司經(jīng)常下班前開會，一開會就到9點以后，餐補交通補助都沒有，更別指望算加班了。

一個公司能走多遠(yuǎn)，最后拼的還是老板的格局，連開會這件小事都斤斤計較，充滿算計，這樣的公司永遠(yuǎn)都不會發(fā)展壯大。

高效會議方式、能提升會議價值

高效的公司，在會議管理有很多共通之處，這里我介紹一個經(jīng)過多年實踐被證實不錯的會議方式：日產(chǎn)會議方式（Nissan Meeting Way）。

很多人都聽說過日產(chǎn)生產(chǎn)方式NPW（Nissan Production Way），日產(chǎn)在生產(chǎn)領(lǐng)域能確保沒有一秒鐘的浪費，但在十多年前的一次調(diào)查顯示，60%以上的日產(chǎn)員工都說日產(chǎn)的會議要么低效，要么目的不清，或二者皆有。

于是日產(chǎn)決定對會議方式進(jìn)行變革，用簡單、清楚的結(jié)構(gòu)化討論，幫助大家從更短會議上獲得更多的東西，就這樣日產(chǎn)研究并形成了日產(chǎn)會議方式，一直運用至今。

日產(chǎn)會議方式的目標(biāo)是：提升會議價值。它有5項準(zhǔn)則：

1. 減少紙張浪費

2. 減少出差

3. 1個議題1小時

4. 開場確認(rèn)會議目標(biāo)

5. 當(dāng)場形成會議紀(jì)要

1. 減少紙張浪費

有的公司開會，會復(fù)印很多資料，會后這些資料就沒用了，而且準(zhǔn)備這些資料本身也要花不少精力，這是一筆巨大的浪費。其實可以借助投影儀等電子設(shè)備讓大家聚焦會議內(nèi)容，不再浪費紙張。

2. 減少出差

在IT技術(shù)不斷進(jìn)步的今天，人與人之間的信息溝通已經(jīng)有了很多新的方式，如電話會議、網(wǎng)絡(luò)會議、微信、QQ等，借助電話、網(wǎng)絡(luò)會議等方式不但節(jié)省了出差時間和差旅費，也使會議效率得到提高。 

3. 1個議題1小時

生理學(xué)家認(rèn)為，成年人腦力的最佳狀態(tài)只能保持45分鐘，人在生理上產(chǎn)生疲勞感的臨界點是1小時，要不怎么學(xué)生一節(jié)課45分鐘，會下課休息一下，就是這個原因。

所以在安排會議的時候，一般會議時間以一小時為宜，大型報告會也不應(yīng)超過兩個小時。

這1小時（60分鐘）的會議流程是這樣的；

第一步：確認(rèn)會議目標(biāo)（5分鐘）

在會議開始時即應(yīng)確認(rèn)會議目標(biāo)、議程和時間計劃。

第二步：討論（45分鐘）

每個人的發(fā)言控制在5分鐘內(nèi)，開門見山，直奔主題，拋開客套啰嗦，緊緊圍繞主題，只講中間“骨頭”的東西。為提高討論效率，可以會前制定大家共同遵守的會議紀(jì)律（Ground Rule）。

第三步：會上當(dāng)場形成會議紀(jì)要（5分鐘）

花幾分鐘時間，總結(jié)并確認(rèn)討論的結(jié)果。

第四步：散會（5分鐘）

為不打亂下個時段的活動，在到時間前5分鐘結(jié)束會議。

4. 開場確認(rèn)會議目標(biāo)

要明白為什么開這個會，會議要達(dá)成什么目標(biāo)。如果會議目標(biāo)都說不清楚，開會就是浪費大家的時間。

日產(chǎn)人開會有個值得我們學(xué)習(xí)的地方，他們在會議一開始，都會在白板上寫出要討論的幾個議題和要決定事項、目標(biāo)，然后再開始討論。

5. 當(dāng)場形成會議紀(jì)要

當(dāng)場形成會議紀(jì)要，也就是會議結(jié)論，結(jié)論應(yīng)該具體到什么人，什么時間做什么事，誰去跟蹤等（What, when, who……）

把上述這些準(zhǔn)則融入到會議的前期策劃中，就能保證這個會議高效，具體來說，就是做好以下這6項工作：

1）設(shè)定會議目標(biāo)

明確會議目標(biāo)、背景、要決定的事項。

2）制定會議議程

按照“1個議題1小時”的原則來制定詳細(xì)的議程和時間分配。

3）確定參加者的角色定位和職責(zé)

確定會議主持人、提案人、決策人等，避免邀請不必要的人員。

4）會議成本

按照“會議總成本=每小時平均工資的3倍×2倍×開會人數(shù)×?xí)h時間（小時）”來計算會議成本。

5）會議工具/方式

IT會議（賬號、密碼）

6）會議資料

會前需發(fā)給與會者了解的資料。

一個會議是否能成功，功夫在會前，會議策劃得好，結(jié)果一定差不到哪兒去。

開會，是檢驗公司的最好標(biāo)準(zhǔn)，愿你能找到一家尊重你、有格局的公司，開的每一次會議都有價值；也愿你尊重別人的時間，發(fā)起的會議都高效有價值。